Kenali Beberapa Tahapan Pemusnahan Dokumen Arsip

Untuk mendukung efisiensi dan efektivitas kerja, pemusnahan dokumen merupakan hal yang biasa dilakukan dalam setiap instansi. Aktivitas ini berfungsi untuk mengurangi risiko kebocoran dokumen atau dimanfaatkan oleh pihak yang tak memiliki hak untuk mengetahuinya. Sebelum dimusnahkan, dokumen harus melalui pengecekan dulu untuk memastikan apakah dokumen itu perlu atau tidak dihancurkan. Beberapa kriterianya antara lain:

1. Tidak memiliki nilai guna.
2. Sudah habis masa berlakunya.
3. Tidak mengandung informasi atau penyelesaian proses bisnis.

Tidak hanya itu, aktivitas pemusnahan dokumen juga ternyata memiliki beberapa tahapan, yakni:

1. Seperti yang sudah disebutkan di atas, masa berlaku dokumen merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan. Untuk mengetahui apakah dokumen tersebut sudah habis nilai gunanya atau mungkin telah habis jangka waktu penyimpanannya, Anda bisa melakukan pemeriksaan dengan melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. Pembuatan daftar arsip. Langkah selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip. Setelah dilakukan pemeriksaan, maka arsip yang hendak dihancurkan perlu dibuat daftar yang berisi tentang arsip tersebut. Data yang diperlukan di antaranya adalah nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan juga keterangan. Detail lainnya boleh ditambahkan sesuai dengan kebutuhan, ya.
3. Panitia pemusnahan. Agar pemusnahan dokumen atau arsip tetap berjalan sesuai prosedur, ada baiknya Anda melakukan pembentukan panitia pemusnahan. Tim ini terdiri atas anggota unit pengelola arsip, unit hukum dan perundang-undangan, dan juga unit pengamanan. Tugas dari panitia ini di antaranya adalah memeriksa semua arsip yang hendak dihancurkan serta memutuskan apakah arsip tersebut perlu atau tidak untuk dihancurkan.
4. Tahap berikutnya adalah permintaan persetujuan. Pastikan bahwa usulan dasar pemusnahan ini sudah mendapat approval dari pimpinan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.
5. Pembuatan berita acara. Setelah dokumen atau arsip sudah berhasil dimusnahkan, harus ada dokumen berita acara yang menunjukkan pelaksanaan pemusnahan arsip. Berita acara ini nantinya akan ditangani oleh pimpinan unit kearsipan, pengolah arsip, dan juga saksi dari unit kerja.

Itu dia beberapa tahap pemusnahan dokumen yang sebaiknya dilalui. Mengingat dokumen dan arsip sifatnya cukup sensitif, sebaiknya lakukan tahapan di atas dengan seksama agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menyulitkan instansi atau perusahaan Anda, ya. Semoga bermanfaat.